Printmix kokemuksia reklamaatioiden käsittelyssä

”kuuntele – pahoittele – kysy – vastaa – yhteenveto”

Virheiltä ei voida välttyä niin pitkään, kun myyntiprosessissa on mukana ihmisiä. Printmixin ja Suomen Myyntimedioiden henkilökunta on koulutettu hoitamaan reklamaatiot asiakasystävällisesti.

Reklamaation tullessa yritykseemme sen käsittely on meillä ykkösasia. Pyrimme käsittelemään tilanteen nopeasti ja ystävällisesti ja empaattisesti. Olemme kehittäneet käsittelyä vuosien saatossa ja olemme saaneet reklamaatioiden hoidosta erittäin hyvää palautetta.

Reklamaatioita tulee tavallisesti monista eri syistä. Yleisimmät syyt ovat:

• Asiakas ei heti muista tilanneensa.
• Asiakas sekoittaa laskuttajan johonkin toiseen alan yritykseen.
• Ilmoituksessa on jokin virhe.

Pääsemme asiakkaan kanssa aina kumpaakin osapuolta tyydyttävään ratkaisuun. Emme ole koko toimintamme aikana 14 vuoden aikana joutuneet yhteenkään oikeuskäsittelyyn, vaikka olemme tehneet vuosittain yli 20.000 ilmoituskauppaa puhelimitse tai sähköpostitse.

Viimeisen kuuden vuoden aikana reklamaatiomäärät ovat vähentyneet vuositasolla noin 45 %. Tämä johtuu ensisijaisesti toimintojemme tehostamisesta ja tilausvahvistusten laajentamisella. Voimme siis todeta, että työmme on onnistunut hyvin ja kehittämistä kannattaa edelleen jatkaa.

Näin hoidamme reklamaation

Printmix Oy:n ja Suomen Myyntimedioiden asiakaspalvelu on paikalla jokaisena arkipäivänä klo. 10.00-14.00. Vaihteen puhelinnumero on 010 319 6380. Sähköpostit vastaanotetaan osoitteessa: .

Heti reklamaation vastaanoton jälkeen otamme sen käsittelyyn heti. Ensisijaisesti reklamaation käsittelyn hoitaa ilmoitusmyyjä, joka on tehnyt kyseisen ilmoituskaupan. Myös toimistohenkilökunta voi tarvittaessa hoitaa asian.

Meillä on käytössämme asiakkaalle lähetetyt vahvistukset ja noin 85 % varmuudella meiltä löytyy myös puhelun nauhoitus, jota voidaan käyttää asian selvittämiseksi. Asia selviää näillä työkaluilla lähes aina. Jos kyseessä on meidän virheemme, hyvitämme laskun viipymättä aina. Tarvittaessa siirrämme ilmoituksen seuraavan lehteen.

Nopeus on valttimme

Arkipäivänä työaikana tehty reklamaatio pystytään hoitamaan, jopa kymmenessä minuutissa ja tämä on myös tavoitteemme. Haluamme hoitaa asian kuntoon mahdollisimman pian ja mahdollisimman pienin vaivoin asiakkaalle.

Vinkkimme hyvään reklamaation hoitoon

Erotu eduksesi. Erityisen tärkeää se on silloin, kun kaikki ei ole sujunut oikein asiakkaan silmissä. On kyseessä mikä tahansa ongelma, on tärkeää varmistaa osaava ja ystävällinen asiakaspalvelu reklamaation hoidossa.

Kun asiakas on tyytymätön, hän haluaa tulla kuulluksi, hän haluaa saada vastauksia ja saada korjauksen asiaan. Erittäin tärkeää on kuunnella asiakasta ja saada vastaukset nopeasti. Muista myös pahoitella mahdollista virhettä ja ole empaattinen.

Helpot ja tehokkaat askeleet ongelmatilanteen ratkaisemiseen ovat prosessissamme seuraavat:

• kuuntelu
• pahoittelu
• lisäkysymykset
• vastaukset
• yhteenveto

Näitä soveltamalla suurin osa reklamaatioista saadaan ratkaistua!

”kuuntele – pahoittele – kysy – vastaa – yhteenveto” – Printmixin prosessi reklamaatioiden käsittelyyn - Mika-Matti Trogen.

Ota yhteyttä, jos haluat keskustella lisää aiheesta!

Avainsanat: printmix, printmix oy, printmix kokemuksia, suomen myyntimediat, metsek, mika trogen, mika-matti trogen, paino, lehti, ilmoitusmyynti, järjestölehti, yhdistyslehti, graafinen suunnittelu